1. Inleiding

Dit privacybeleid (“Beleid”) biedt informatie over de persoonsgegevens die worden verwerkt door Threeforce B.V., handelend onder de naam Last Mile Solutions, een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid opgericht naar Nederlands recht, statutair gevestigd in Rotterdam en statutair gevestigd aan de Zeemansstraat 11A, 3016CN, Rotterdam, Nederland, alsmede haar Europese dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen (hierna individueel en gezamenlijk aangeduid als: “Last Mile Solutions“).

Last Mile Solutions is bereikbaar via de onderstaande contactgegevens:

Threeforce B.V.Handelend onder de naam Last Mile Solutions, Zeemansstraat 11A, 3016CN, Rotterdam, Nederland

Telefoonnummer:  +31 10 3126000E-mailadres: privacy@lastmilesolutions.com

Dit Beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die worden verwerkt door Last Mile Solutions en/of namens Last Mile Solutions en die een persoon identificeren of kunnen identificeren (“Persoonsgegevens”). Deze betrokkenen worden hierna gezamenlijk aangeduid als betrokkenen (“Betrokkenen”).

Last Mile Solutions behoudt zich het recht voor om het Beleid periodiek te herzien en/of te wijzigen om te voldoen aan de lokale en/of Europese wetgeving en voor elk ander doel dat Last Mile Solutions redelijkerwijs noodzakelijk acht.

Voor vragen en opmerkingen over dit beleid kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming via: privacy@lastmilesolutions.com

2. Verwerking van persoonsgegevens

Last Mile Solutions voldoet aan alle Nederlandse en Europese wet- en regelgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, waaronder maar niet beperkt tot de Nederlandse Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG) met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens en de (EU) General Data Protection Regulation van 27 april 2016 (hierna “AVG”) (“Toepasselijke Wetgeving”).

Dit Beleid is een extern beleid en is gericht op Betrokkenen waarvan de Persoonsgegevens door Last Mile Solutions worden verwerkt voor het produceren en leveren van producten en diensten. Dit Beleid is van toepassing op de verwerking van Persoonsgegevens, waarbij Last Mile Solutions optreedt als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Toepasselijke Wetgeving. Dit is het geval wanneer Last Mile Solutions het doel en de middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens van Betrokkenen binnen het toepassingsgebied van dit beleid bepaalt.

Voor zakelijke doeleinden kunnen Betrokkenen worden gevraagd hun Persoonsgegevens te verstrekken. Indien dit het geval is, zijn Last Mile Solutions, haar dochterondernemingen en partners verplicht om dergelijke informatie vertrouwelijk te houden.

3. Persoonsgegevens

De hierin genoemde en door Last Mile Solutions gedefinieerde Persoonsgegevens verwijzen naar informatie van allerlei aard die betrekking heeft op elke Betrokkene, zoals naam, adres, e-mailadres, mobiel telefoonnummer, enzovoort, die door Betrokkenen aan Last Mile Solutions worden doorgegeven.

De categorieën Persoonsgegevens die Last Mile Solutions verwerkt, zijn:

• naam;
• achternaam;
• titel;
• familienaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer (zakelijk en privé);
• bankrekeningnummer;
• adres;
• bedrijfs-, factuur- en afleveradres;
• werkervaring;
• rol binnen de organisatie;
• afdeling;
• nationaliteit;
• IP-adres;
• inloggeschiedenis;
• videobeelden van natuurlijke personen;
• digitale foto’s van natuurlijke personen op evenementen;
• betalingsopdracht/geschiedenis;
• statistieken over het app-gebruik
• bezoekersinformatie (datum en tijd);
• tarieven en prijzen opgenomen in contracten;
• facturen en transactiegegevens;
• wachtwoord;
• energieverbruik;
• gebruikersnummer (serienummer); en
• gebruikerslogin-ID of gebruikersnaam;
• Laadpunt-ID;
• Kaart-ID.

4. Doel en wettelijke basis van de gegevensverwerking

De doeleinden van de verwerking van Persoonsgegevens door Last Mile Solutions zijn:

• verkoop- en materiaalbeheer;
• marketing- en PR-activiteiten;
• werving;
• betaling van facturen en debiteurenbeheer;
• rechtsbijstand (controle van contracten);
• relatiebeheer;
• het onderhouden van contacten met potentiële zakenpartners;
• inkooporder (PO) aanmaken;
• camerabewaking;
• service en ondersteuning bieden;
• bezoekersregistratie;
• kwaliteitscontrole;
• klanten trainen;
• pakketbezorging; en
• contractbeheer;
• klanttevredenheid evalueren;
• zorgen voor promotie- en directe marketingactiviteiten;
• voldoen aan wettelijke en reglementaire vereisten;
• marktanalyses uitvoeren en statistieken opstellen.

In case of video surveillance and in compliance with GDPR rules, Threeforce B.V. shall take care of the following obligations:

• Duly inform the people that they are being recorded and why;
• Hold the footage securely;
• Properly delete the footage when no longer necessary, normally after a 30 day period;
• Carry out a DPIA.

Voor meer informatie over de doeleinden van de verwerking van Persoonsgegevens door Last Mile Solutions verwijzen wij u naar Bijlage 1 bij dit Beleid. Deze bijlage bevat een tabel met de doeleinden, wettelijke grondslagen en bewaartermijnen voor de verwerking van Persoonsgegevens.

Wettelijke grondslagLast Mile Solutions is verplicht de Persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met deze doeleinden en met inachtneming van de Toepasselijke Wetgeving. De gegevensverwerking door Last Mile Solutions is noodzakelijk voor de uitvoering van de activiteiten waarvoor de Betrokkene uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven, of voor de uitvoering van een overeenkomst tussen Last Mile Solutions en de Betrokkene, of voor de nakoming van een wettelijke verplichting, of is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van Last Mile Solutions. De Betrokkenen hebben te allen tijde het recht om hun toestemming in te trekken. Ook wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen Last Mile Solutions en de Betrokkene, zijn de verwerkte Persoonsgegevens noodzakelijk om een overeenkomst aan te gaan. De gerechtvaardigde belangen waarvoor Last Mile Solutions Persoonsgegevens verwerkt, zijn: relatiebeheer, marketing- en PR-activiteiten, contactformulier voor aanbiedingen en bestellingen en het waarborgen van de veiligheid van klanten en bezoekers.

BewaartermijnLast Mile Solutions zal Persoonsgegevens niet langer gebruiken en bewaren dan noodzakelijk is om de hierboven genoemde doeleinden te vervullen. Last Mile Solutions zal de verzamelde Persoonsgegevens verwijderen nadat de periode die noodzakelijk is om de in dit Beleid beschreven doeleinden te bereiken, is verstreken of om te voldoen aan contractuele verplichtingen of zoals toegestaan of vereist door de Toepasselijke Wetgeving. Bijlage 1 van dit Beleid verwijst naar de bewaartermijnen voor elk doeleinde van de verwerking van Persoonsgegevens.

 

5. Doelbeperking

Persoonsgegevens mogen uitsluitend worden verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor de beschreven doeleinden. Persoonsgegevens mogen in beginsel niet voor andere doeleinden worden verwerkt dan waarvoor de Persoonsgegevens zijn verzameld. Indien er noodzaak of behoefte is om Persoonsgegevens voor andere doeleinden te verwerken, zal Last Mile Solutions onderzoeken of de doeleinden van de beoogde gegevensverwerking verenigbaar zijn met de oorspronkelijke doeleinden. Voorafgaand aan deze verdere verwerking verstrekt Last Mile Solutions de betrokkene informatie over het nieuwe doeleinde.

6. Beveiliging van Persoonsgegevens

Last Mile Solutions gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met Persoonsgegevens en maakt gebruik van alle passende fysieke, bestuurlijke en technische beveiligingsmaatregelen om de integriteit en veiligheid van uw Persoonsgegevens te waarborgen.

7. Overdracht van Persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden ingezien of overgedragen door Last Mile Solutions en andere derden, zoals schuldeisers, overheden, boekhoudkantoren, banken, verzekeringsmaatschappijen, accountants, pakketbezorgbedrijven (bijv. DHL), gegevensopslagservers en beveiligingsbedrijven.

In alle gevallen zal Last Mile Solutions uitdrukkelijk vermelden waarom dergelijke informatie noodzakelijk is, zodat betrokkenen de informatie naar eigen goeddunken kunnen verstrekken. Last Mile Solutions zal Persoonsgegevens die door Betrokkenen zijn verstrekt, niet aan een andere partij bekendmaken, behalve aan Last Mile Solutions zelf, zonder voorafgaande toestemming van de Betrokkenen.

Last Mile Solutions treft alle technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig en vertrouwelijk worden verwerkt.  Last Mile Solutions neemt in dit verband alle nodige voorzorgsmaatregelen, rekening houdend met de aard van de gegevens en de risico’s die de verwerking met zich meebrengt, om de gegevens veilig te houden en met name te voorkomen dat ze worden vervormd, beschadigd of dat onbevoegde derden er toegang toe hebben (fysieke beveiliging van de locatie, authenticatieprocessen met persoonlijke en beveiligde toegang via vertrouwelijke identificatiegegevens en wachtwoorden, verbindingsregistratie, encryptie van bepaalde gegevens).

Last Mile Solutions maakt Persoonsgegevens openbaar indien een dergelijke openbaarmaking verplicht is op grond van de Toepasselijke Wetgeving of indien redelijkerwijs wordt beoordeeld dat dit noodzakelijk is om de rechten, eigendommen en veiligheid van andere partijen, Last Mile Solutions zelf en/of de dochterondernemingen van Last Mile Solutions te beschermen en te waarborgen.

Last Mile Solutions kan de IP-adressen van Betrokkenen die in het systeem zijn geregistreerd, gebruiken om de oorzaak van of oplossing voor problemen die zich voordoen op haar servers te onderzoeken of om haar website te beheren.

Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarin Last Mile Solutions om strategische of andere zakelijke redenen besluit om bedrijven te verkopen, te kopen, samen te voegen of anderszins te reorganiseren. Bij een dergelijke transactie kunnen Persoonsgegevens worden bekendgemaakt aan potentiële of daadwerkelijke kopers, of worden ontvangen van verkopers. Last Mile Solutions zorgt er bij dit soort transacties voor dat de informatie op passende wijze wordt beschermd.

Last Mile Solutions kan Persoonsgegevens ontvangen/overdragen aan een derde land of internationale organisaties buiten de Europese Unie/Europese Economische Ruimte (“EU/EER”), hetgeen uitsluitend zal plaatsvinden in overeenstemming met de Toepasselijke Wetgeving en waar passende waarborgen zijn getroffen die het beschermingsniveau van Betrokkenen garanderen zoals vereist door de Toepasselijke Wetgeving (bijvoorbeeld overdrachten op basis van een adequaatheidsbesluit of standaard EU-modelclausules). De EU-modelclausules zijn bijgevoegd bij de Gegevensverwerkingsovereenkomst tussen Last Mile Solutions en haar gegevensverwerkers.

Onder bepaalde omstandigheden is het mogelijk dat Persoonsgegevens openbaar gemaakt moeten worden op grond van gerechtelijke of andere overheidsdagvaardingen, bevelen of bevelen.

8. Rechten met betrekking tot Persoonsgegevens

Betrokkenen hebben recht op informatie, inzage, rectificatie, aanvulling en verwijdering van Persoonsgegevens, alsmede het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van Persoonsgegevens of deze te beperken (of om een eerder gegeven toestemming in te trekken), alsmede het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Hieronder wordt de procedure van Last Mile Solutions beschreven die Betrokkenen in staat stelt deze rechten uit te oefenen.

Betrokkenen kunnen een verzoek om toegang indienen bij Last Mile Solutions, en Last Mile Solutions zal snel reageren, en in ieder geval binnen één (1) maand, over:

1. a) of Last Mile Solutions Persoonsgegevens bezit die betrekking hebben op de betreffende Betrokkene; en,
2. b) indien dat het geval is, informatie wordt verstrekt over de doeleinden van de verwerking, de categorieën, de ontvangers (indien van toepassing), de beoogde periode gedurende welke de Persoonsgegevens zullen worden opgeslagen of de gebruikte criteria, het bestaan van het recht om rectificatie, wissing, beperking of bezwaar tegen de verwerking te verzoeken, het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, de eventuele doorgifte van de gegevens naar een derde land, de passende waarborgen en de bron(nen) van de Persoonsgegevens.

Nadat een betrokkene toegang heeft gekregen tot zijn/haar Persoonsgegevens, kan hij/zij Last Mile Solutions verzoeken om de Persoonsgegevens te corrigeren, te beperken, aan te vullen, te wissen en/of te verplaatsen. Last Mile Solutions informeert de Betrokkene binnen één (1) maand na ontvangst van het verzoek of aan het verzoek (tijdig) zal worden voldaan en zo niet, onder opgave van de redenen voor de vertraging of afwijzing.

Het verstrekken van informatie is kosteloos. Betrokkenen kunnen deze rechten met redelijke tussenpozen uitoefenen. Betrokkenen kunnen hun rechten uitoefenen door schriftelijk contact op te nemen met de contactpersoon voor Privacy van Last Mile Solutions (zie bovenstaand adres) of door een e-mail te sturen naar: privacy@lastmilesolutions.com

Last Mile Solutions zal voldoen aan een rechtmatig verzoek van een Betrokkene om correctie, beperking of verwijdering, indien de Persoonsgegevens feitelijk onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het/de doel(en) van de gegevensverwerking, of anderszins in strijd met de Toepasselijke Wetgeving worden verwerkt.

Met betrekking tot een verzoek om verwijdering van Persoonsgegevens dient u er rekening mee te houden dat Last Mile Solutions geen gehoor zal geven aan een dergelijk verzoek indien dit onverenigbaar is met wettelijke verplichtingen van Last Mile Solutions.

Indien een verzoek wordt gehonoreerd, zal Last Mile Solutions zo spoedig mogelijk het besluit nemen om de Persoonsgegevens te corrigeren, aan te vullen, te wissen en/of te transporteren.

Bij zorgen over de verwerking van Persoonsgegevens hebben Betrokkenen ook het recht om een klacht in te dienen bij een lokale toezichthoudende autoriteit, [in Nederland: Autoriteit Persoonsgegevens].

 

9. Google Maps

U kunt op onze website gebruik maken van Google Maps, bijvoorbeeld om de route naar ons kantoor te berekenen. Last Mile Solutions verwerkt in een dergelijk geval de locatiegegevens van de Betrokkene om te achterhalen waar de Betrokkene zich bevindt en om de route te bepalen. Wij vragen apart of wij dit mogen doen en gebruiken deze gegevens alleen met toestemming van de Betrokkene. Voor deze dienst maken wij gebruik van de navigatie- en locatiesoftware van Google. Wanneer u Google Maps gebruikt, accepteert u de aanvullende servicevoorwaarden van Google Maps/Google Earth. Deze zijn beschikbaar op: https://www.google.com/intl/nl_NL/help/terms_maps/. Wij gebruiken Google Maps onder de voorwaarden die Google (https://developers.google.com/maps/documentation) stelt. Tegelijkertijd hebben wij geen enkele controle over wat de makers van deze software (Google) ermee doen. De Betrokkene dient altijd de privacyverklaring van de Betrokkene te lezen. Meer informatie over de gegevensverwerking door Google vindt u in hun privacyverklaring. Deze kunt u vinden op: https://policies.google.com/privacy.

Bij gebruik van onze mobiele apps kunt u ook gebruikmaken van Google Maps met informatie over de locatie van laadstations. Tijdens het gebruik van deze service verzamelt de mobiele app gegevens over uw locatie (zonder dat u echter andere functionaliteiten zoals navigatie kunt gebruiken). Onze mobiele apps verzamelen uitsluitend gegevens over uw locatie op basis van uw voorafgaande, afzonderlijke toestemming en uitsluitend met het doel deze service te gebruiken. Gegevens over uw locatie worden opgeslagen in het geheugen van uw apparaat en worden niet overgedragen naar Last Mile Solutions. Using Google Maps in our mobile apps is subject to the abovementioned Google Maps / Google Earth Additional Terms of Service which are available at: https://www.google.com/intl/nl_NL/help/terms_maps/ en de bovengenoemde privacyverklaring van Google, die beschikbaar is op: https://policies.google.com/privacy.

 

10. Gelieerde ondernemingen

Threeforce B.V., handelend onder de naam Last Mile Solutions, kan ook persoonsgegevens delen met haar gelieerde ondernemingen. Niettemin is en blijft Threeforce de gegevensbeheerder en eigenaar van alle gedeelde en verwerkte persoonsgegevens. Deze overdracht van persoonsgegevens is gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van Threeforce in samenwerking met de afzonderlijke gelieerde ondernemingen in commerciële aangelegenheden (artikel 6 lid 1 onder de AVG) en zal Threeforce helpen haar diensten te verbeteren.

Om een niveau van gegevensbescherming te garanderen dat in overeenstemming is met de vereisten van de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming en overeenkomstig artikel 46 van de AVG, heeft Threeforce met haar dochterondernemingen een overeenkomst gesloten over gegevensoverdracht binnen de groep, inclusief EU-standaardcontractbepalingen en een overdrachtseffectbeoordeling met de respectieve dochterondernemingen.

De respectievelijke filialen staan in de onderstaande tabel vermeld:

Naam en adres:

Last Mile Solutions France SAS88 avenue Charles de Gaulle,92200 Neuilly sur Seine, Paris (Frankrijk).

Threeforce UK Limited1 The Sanctuary, WestminsterLondon, SW1P 3JT (Verenigd Koninkrijk).

Last Mile Solutions Deutschland GmbHUnter den Linden 21,10117 Berlin (Duitsland).

Last Mile Solutions Poland,ul. Stefana Rogozińskiego 6,31-559 Kraków, Polen.

11. Vragen en opmerkingen

Voor vragen en inlichtingen over dit beleid van Last Mile Solutions kunt u contact opnemen met: de contactpersoon voor Privacy op: privacy@lastmilesolutions.com

Bijlage 1: verwerkingsdoeleinden, rechtsgronden en bewaartermijnen*.

 

Doel van de verwerkingWettelijke grondslagWettelijke grondslagVerkoop- en materiaalbeheerGerechtvaardigd belang7 jaar na afloop van het contractAanbiedingen en bestellingen van de specifieke dienstenNoodzakelijk voor de uitvoering van een contract7 jaar na afloop van het contractMarketing- en PR-activiteitenGerechtvaardigd belang (marketing en PR)1 jaar nadat de persoon de functie heeft verlatenBetaling van facturen en debiteurenbeheerNoodzakelijk voor de uitvoering van een contract7 jaarRechtsbijstand (controle van contracten)Gerechtvaardigd belang (contractbeoordeling)7 jaar na afloop van het contractRelatiebeheerToestemming en noodzakelijk voor de uitvoering van een contract7 jaar, of 2 jaar na beëindiging van de relatie met de klantHet onderhouden van contacten met potentiële zakenpartnersToestemming1 jaarAfhandeling van tickets bij een verzoek om ondersteuningNoodzakelijk voor de uitvoering van een contract3 maanden na beëindiging van het contract met de klantInkooporder (PO) aanmakenNoodzakelijk voor de uitvoering van een contract5 jaar na het maken van POCamerabewakingGerechtvaardigd belang

4 weken, of in geval van een incident zo lang als nodig

voor het afhandelen van een juridische claim

BezoekersregistratieGerechtvaardigd belang (veiligheid)6 maandenPakketbezorgingGerechtvaardigd belang (veiligheid)7 jaarContractbeheerNoodzakelijk voor de uitvoering van een contract7 jaar na afloop van het contractKwaliteitscontroleNoodzakelijk voor de uitvoering van een contract en noodzakelijk voor de naleving van wettelijke verplichtingenGedurende de garantieperiode (12 jaar of 25 jaar)  prestatiegarantie)Klanten trainenGerechtvaardigd belangVoor de duur van de concessie, elke twee jaar

 

*Bewaartermijnen voldoen altijd aan de wettelijke vereisten.